Бесспорно, одна из наиболее важных задач, которые возлагаются на организатора, состоит в изучении внутренней структуры учреждения и возможностей ее совершенствования. Что следует понимать под структурой? Структура есть форма распределения задач и полномочий на принятие решения между лицами и группами лиц (структурными подразделениями), которые составляют данный административный ансамбль. Это определение послужит для нас путеводной нитью, которой мы будем придерживаться при изложении проблемы. В дальнейшем мы последовательно рассмотрим 1) распределение задач (или разделение труда) в учреждении и 2) распределение полномочий решения по уровням организации.
Перед тем, кто хотел бы организовать «рациональное» управление учебным заведением, встает вопрос: каким образом следует проводить специализацию членов штаба? Она могла бы основываться на схеме анализа основных задач: один или два члена дирекции занимаются вопросами экзаменов и т. д. Но можно также представить себе распределение функций, в основу которого положен такой признак, как категория студентов. Например, говоря об Институте политических наук, можно (было бы очень хорошо себе представить, как один из членов дирекции занимается во всех аспектах исключительно студентами подготовительного курса (экзамены, учебный процесс, контакты со студентами, административные функции и т. д.), другой — отделением государственной службы, третий — экономическим отделением и т. д. Здесь также возможны две формы специализации, и трудно доказать, что одна из них лучше другой.
Следует обратить особое внимание на то обстоятельство, что проблемы такого рода возникают в любых учреждениях, и не только в связи с распределением задач между отдельными лицами, но также и между совокупностями лиц, т. е. между структурными подразделениями, составляющими данное учреждение.
Какие критерии могут быть положены в основу распределения функций между административными единицами? Или, если угодно, согласно каким критериям можно проводить группировку задач в учреждении? Американский специалист в области науки управления Лютер Гулик, представитель второго поколения американских специалистов (о чем мы говорили во введении), пытался ответить на этот вопрос. Лютер Гулик считает, что существуют четыре формы специализации административных подразделений.
Во-первых, в основу специализации может быть положен признак цели административной деятельности. Другими словами, внутри учреждения можно рационально распределять задачи, группируя виды деятельности, которые способствуют достижению одной цели или решению общей задачи. Когда мы пытаемся определить конечную цель деятельности учреждения, то очень быстро обнаруживается, что ее можно расчленить на несколько подцелей или, если воспользоваться терминологией специалиста из Министерства финансой,-задач или функций «второй ступени». Цели таких ве домств, как Министерство труда или Министерство строительства, можно представить следующим образом. Цели
Министерства труда: 1) разработка трудового законодательства и осуществление надзора за его соблюдением; 2) разработка и осуществление мероприятий по совершенствованию функционирования рынка труда; 3) определение и проведение политики социального страхования и т. д. Действительно, распределение задач в аппарате нынешнего Министерства труда осуществляется в соответствии с критерием цели: там существует Главное управление труда и рабочей силы, Главное управление социального страхования и т. д. В Министерстве строительства также существуют два управления, деятельность которых направлена на осуществление основных целей министерства: способствовать развитию жилищного строительства, разрабатывать планы развития городов.
Во-вторых, в основу специализации может быть положен такой признак, как операция. В этом случае стремятся сконцентрировать в одном административном подразделении все виды деятельности, которые характеризуются выполнением однотипных операций или использованием одинаковой техники. Вот примеры операций, которые могут быть сгруппированы в одной административной ячейке: документирование, статистика, заключение договоров, ведение личных дел персонала, машиносчетные работы и т. д. Понятие операции в том смысле, в каком его понимает Гулик, довольно близко понятию «горизонтальная функция».
Так же читайте
